Dans les épisodes précédents...
Ophélie, Florent et Mickaël nous expliquaient comment la démarche 5S avait profondément changé les conditions de travail dans l'atelier: amélioration des flux, management visuel, espaces de travail plus confortables et mieux organisés. Des photos "Avant / Après" étaient venues étayer leurs propos.
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Aujourd'hui ils nous confient ce qu'ils on appris de cette expérience, et ils vous donnent leurs conseils pour réussir.
Avec un peu de recul
Ophélie, Florent et Mickaël, avec le recul que feriez-vous de différent ?
Florent : « la phase préparatoire est essentielle. Avec le recul nous aurions dû passer plus de temps à établir la bonne stratégie de mise en place, et poser clairement les rôles de chacun. »
Ophélie : « je suis d'accord pour une meilleure préparation en amont. Elle permet aussi de créer une pédagogie impactante pour préparer les équipes et bien expliquer la méthode. »
Florent : « ensuite la bonne stratégie c'est aussi de bâtir une feuille de route qui permette d'impliquer tous les secteurs sans dériver dans le temps. Pour que tout le monde joue le jeu, il faut que tous soient impliqués dans le projet. C'est un premier challenge.
C'est pourquoi si c'était à refaire, je débuterais par une journée collective sur le 1er S [débarrasser, ndlr], tous ensemble. Faire une bonne vague d'un coup.»
Mickaël : « oui, en y allouant vraiment du temps ! Et ensuite, lancer tous les secteurs de manière rapprochée sur le calendrier pour conserver la dynamique. Fonctionner par à-coup c'est compliqué.»
Florent : « comme notre projet s'est étalé sur plusieurs mois, les personnes des secteurs qui n'étaient pas encore dans la démarche se sont sentis en décalage. Certains ont même eu des propos néfastes au projet.»
Une équipe... et du temps
Ophélie : « ensuite il y a un autre facteur essentiel : c'est l'animation. La Direction doit prendre conscience que porter un projet de cette envergure demande du temps. Les chefs de projet doivent être libérés pour être sur le terrain et faire avancer les choses.
On a réussi à embarquer des personnes réticentes qui sont devenues moteur par la suite, parce qu'on a pris le temps de les aider à trouver leurs propres solutions. »
Florent : « l'idéal c'est d'avoir une fonction spéciale dans l'entreprise : une vraie équipe dédiée 5S et Amélioration Continue. »
Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui démarre son projet ?
Florent : « le principal danger à éviter c'est "l'effet soufflet". C'est à dire un excès de motivation qui s'estompe très vite. Pour cela j'ai deux conseils:
- Miser sur la préparation : ne pas foncer tête baissée, prendre le temps d'observer et d'écouter pour établir une stratégie réaliste.
- Bien expliquer et impliquer l'ensemble du personnel. »
Ophélie : « beaucoup de pédagogie ! Expliquer, expliquer, expliquer ! Il ne faut pas se relâcher sur cet aspect. Plus la méthode est comprise, plus les collaborateurs y voient leur intérêt, plus le projet a de chance de perdurer et de réussir. »
Mickaël : « commencer le projet sans jamais le mettre de côté. Les 5S doivent être considérés au même titre que la maintenance des machines. Si on attend trop longtemps, la remise en état est lourde et pénible. Voire ça tombe en panne. Les 5S c'est comme une "maintenance nécessaire à l'entreprise" et il est essentiel d'y dédier du temps continu. »
Les 6 facteurs clés de succès d'une démarche 5S
Pour résumer, quels sont selon vous les facteurs clés du succès d'un projet 5S ?
1. Le soutien inflexible et l'implication de la Direction.
La Direction doit garantir que les moyens seront donnés sur la durée, y compris les moyens en temps.
Elle doit être consciente des efforts à fournir et valider le cadre du déploiement sans changer de priorités.
La Direction doit soutenir la démarche en faisant elle-même la promotion, et en soutenant l'équipe projet de façon constante.
2. Bien choisir le(s) chef(s) de projet et lui/elle/leur donner la disponibilité nécessaire.
Il/Elle doit avoir toute la légitimité auprès des équipes et une bonne connaissance du terrain pour faire passer les messages.
Il/Elle doit être pugnace et persévérant.e.
Le projet repose essentiellement sur sa motivation, c'est pourquoi l'idéal est qu'il/elle ne soit pas tout.e seul.e.
3. Soigner la préparation.
Poser le cadre et faire un auto-diagnostic de l'entreprise afin de bien quantifier le temps, l'énergie et le coût associés.
Etablir un plan d'action réaliste avec des objectifs clairs sur lesquels l'encadrement est aligné.
4. L'implication de tous à tous les niveaux.
Le projet doit être mené de façon participative, avec le plus grand nombre.
Le/la chef.fe de projet doit pouvoir s'appuyer sur des relais locaux moteurs dans la démarche et qui savent prendre des décisions.
5. La régularité.
La mise en place doit se faire de façon flexible mais en continu, et sur un temps limité pour éviter essoufflement et lassitude.
Une fois en place, les activités 5S doivent être incluses dans les fiches de poste et s'intégrer dans le fonctionnement de l'entreprise.
6. Communiquer à toutes les étapes et auprès de tous.
- Communiquer pour valoriser
- Communiquer pour partager l'information
- Communiquer pour promouvoir
« Finalement c'est un projet où on apprend en faisant.
L'idéal serait de faire des pauses pour tirer les enseignements et continuer à partir du retour d'expérience. »
Ils ont tout compris: Le Lean c'est ça.
L'amélioration en continu par l'apprentissage sur le terrain.
FIN DE L’EPISODE 3… A vous de jouer ?